De nombreux salariés sont amenés à avancer le coût de dépenses professionnelles nécessaires à l’exercice de leur métier. Pour en obtenir le remboursement, et permettre à leur employeur de récupérer la TVA relative à ces coûts, l’établissement d’une note de frais est indispensable. Il est important de suivre les règles fiscales et administratives afin d’éviter tout litige ultérieur.
La note de frais est un établi qui recense l’ensemble des frais professionnels engagés par un salarié au cours du mois (ou d’une période donnée). Sous la forme dématérialisée ou sur papier, il lui permet de se faire rembourser par son employeur au réel sur la base d’un forfait.
Ce document permet par ailleurs aux contrôleurs de l’URSSAF de vérifier la légitimité des dépenses. En effet, si le bien-fondé de la demande de remboursement n’est pas établi, celles-ci peuvent être requalifiées en avantages en nature et être soumises aux cotisations sociales obligatoires.
Par ailleurs, les entreprises doivent détailler dans leur politique interne les règles relatives à ces dépenses : plafonnement de certains types de frais, liste des fournisseurs à privilégier par type de bien ou service requis, etc.
À ce titre, une note de frais peut contenir plusieurs types de frais professionnels, mais doit être la plus détaillée possible afin d’éviter tout litige entre l’entreprise et son collaborateur, ou l’entreprise et les administrations sociale et fiscale. Elle se présente généralement sous la forme d’un tableau qui précise obligatoirement l’identité du salarié, le descriptif de la mission, la date ainsi que le type et le montant de la dépense, en séparant la TVA si elle s’applique (montants hors taxe, TVA et montant TTC). Des données supplémentaires sont nécessaires dans certains cas :
Il existe deux types de notes de frais.
Les seuls renseignements nécessaires sont le nom du fournisseur, la date et le lieu où la dépense a été engagée, sa nature et son montant. Cette catégorie comprend :
La note de frais « kilométrique » concerne les trajets professionnels effectués par le salarié avec son véhicule personnel, si le trajet ne peut être réalisé en 1 h 30 au maximum via les transports en commun, notamment en raison d’une faible desserte. Si ce dernier a choisi la déduction des frais réels, le montant à déduire de sa rémunération pour les indemnités kilométriques est calculé sur la base d’un barème kilométrique fixé par l’administration fiscale. S’il a opté pour le remboursement au forfait, le taux de déduction est de 10 %.
Le remboursement de frais professionnels est conditionné à la preuve de son existence. En conséquence, un justificatif doit être joint à toute note de frais, autrement celui-ci peut être traité par l’administration comme un avantage en nature.
Si la facture a été perdue et qu’il n’a pas été possible d’obtenir un duplicata du fournisseur, l’entreprise peut accepter, à titre exceptionnel, une attestation sur l’honneur du salarié, ou encore un relevé bancaire. L’employeur qui récupère tout ou partie de la TVA sans facture ou reçu de paiement risque une sanction en cas de contrôle.
En vertu des dispositions de L123-22, les entreprises sont tenues de conserver les pièces justificatives pendant dix ans. Toutefois, depuis 2019, la version papier n’est plus imposée.
En fin de mois, ou après une mission ou un déplacement professionnel, en fonction des règles en vigueur au sein de l’entreprise, la note de frais établie par le salarié passe par plusieurs étapes :
Des logiciels dédiés permettent aujourd’hui d’automatiser la gestion des notes de frais afin de limiter des tâches manuelles et chronophages pour les collaborateurs, comme pour les managers et les comptables.
L’entreprise peut rembourser les frais réels, c’est-à-dire le montant exact porté sur la facture ou selon un barème forfaitaire. Une allocation fixe et alors versée au salarié en fonction du type de dépense concerné, et cette allocation est identique pour tous les collaborateurs ayant le même poste ou appartenant à la même catégorie professionnelle.
Les dépenses intégrées dans la note de frais en vue d’un remboursement doivent satisfaire à trois critères pour être validées :
La TVA peut généralement être récupérée sur les dépenses effectuées pour les besoins de l’activité de l’entreprise sur présentation des justificatifs. Le montant de la TVA dit apparaitre clairement sur les documents émis par les fournisseurs.
Cependant, certains types de frais ne sont pas soumis à TVA. Il est donc essentiel de connaître les règles particulières.
L’intégralité de la somme figurant sur la note de frais incluant la TVA doit être restituée au salarié dès lors que toutes les conditions sont remplies, et cela même si son entreprise ne peut pas récupérer cette taxe.