Qu’est-ce qu’une facture auto-entrepreneur ?
Une facture est un document qui formalise la vente de services ou de produits. C’est sur cette base que le client effectue son paiement. Émise en version imprimée ou au format électronique sous certaines conditions, la facture doit toujours être établie en 2 exemplaires au minimum.
Elle remplit différentes fonctions :
- commerciale : elle détaille les conditions de la vente de biens ou de la prestation entre le prestataire et le client ;
- juridique : elle prouve l’existence de la transaction, ainsi que le droit de créance (c’est-à-dire qu’elle officialise la dette du client envers le vendeur ou le prestataire) ;
- comptable : il sert de justificatif de la vente de produits ou de services ;
- fiscale : il sert de base de calcul de la TVA et d’autres taxes éventuelles à reverser à l’État et sert de support en cas de contrôle fiscal ou d’audit financier.
Les différents types de factures auto-entrepreneur
La facture d’un bien ou d’un service peut prendre différentes appellations et formes :
- Une facture « classique » pour les ventes de biens et les prestations de services à un autre professionnel.
- Une note d’honoraire pour les professionnels libéraux.
- Une « note » ou un « ticket de caisse » si la vente ou la prestation de service est facturée à un particulier. L’absence des mentions obligatoires, notamment les informations concernant le client, fait que le ticket de caisse n’est pas assimilable à une facture.
- Une facture d’acompte qui matérialise le(s) paiement(s) partiel(s) d’une facture initiale (article 289 du Code des Impôts). L’indication du numéro de la facture initiale sur chaque facture d’acompte est recommandée pour simplifier le suivi du paiement. Le même formalisme et les mêmes éléments obligatoires sont exigés sur la facture d’acompte. Attention, l’acompte diffère des arrhes, qui sont assimilables à une réservation et autorisent la rétractation du client avec remboursement total ou partiel.
- Une facture d’avoir, la suppression de la facture initiale étant interdite par la loi. La note d’avoir annule ou rectifie la facture initiale pour cause d’erreur, d’annulation en cas de rétractation du client, ou encore en cas d’octroi d’une remise ultérieure au client. Les contraintes réglementaires s’appliquent, mais son montant peut être négatif (remboursement ou remise). La mention de la facture initiale est obligatoire.
Que doit contenir une facture auto-entrepreneur ?
La loi impose certaines mentions obligatoires sur la facture de l’auto-entrepreneur. Ces informations diffèrent selon son activité, le fait qu’il soit ou non assujetti à la TVA, le statut du client (professionnel ou non) ainsi que sa nationalité (française ou étrangère). Le non-respect de ces obligations expose le contrevenant à une amende fiscale de 15 € pour chaque mention manquante et jusqu’à 75 000 € d’amende pénale pour le professionnel qui n’établit pas de facture ou émet des factures de complaisances ou des factures fictives.
- Les obligations relatives à la forme
La facture d’un auto-entrepreneur doit :
- être établie sur support papier ou électronique en 2 exemplaires au moins, l’original étant remis au client ;
- être rédigée en français ;
- comporter un numéro qui suit une séquence chronologique continue (F0001, F0002, F0003, etc.) ;
- inclure toutes les mentions obligatoires.
- Les obligations relatives au fond
Que la facture s’adresse à un client particulier ou professionnel, certaines mentions générales communes sont indispensables :
- Nom et prénom (ou non commercial), adresse du siège de l’auto-entrepreneur ;
- Numéro SIREN et mention « Immatriculé(e) au RCS ou au RM de la ville de XXX ». Le Registre du commerce et des sociétés (RCS) pour une activité commerciale et Répertoire des métiers (RM) pour une activité artisanale ;
- Numéro de TVA intracommunautaire pour des clients étrangers ;
- Numéro de la facture (chronologique continue) et date d’émission ;
- Numéro du bon de commande si applicable ;
- Description des produits ou de la prestation vendue ;
- Quantité, unité, prix unitaire hors taxes ou taux horaire pour les prestations de services ;
- Date de la vente ou de la prestation de service (livraison effective ou fin de la prestation) ;
- Le prix des services additionnels (frais d’emballage, frais de livraison…) ;
- Montant total hors taxes (HT) ;
- TVA si applicable ou mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ;
- Remises accordées ;
- Montant total toutes taxes comprises (TTC) ;
Les mentions spécifiques pour les clients professionnels
- Adresse de facturation et adresse de livraison ;
- Numéro de TVA du client professionnel soumis à la TVA ;
- Date limite de paiement ou délai de paiement ;
- Conditions et taux d’escompte pour règlement anticipé (ou mention contraire « Aucun escompte accordé pour paiement anticipé ») ;
- Taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement (sans qu’une relance soit nécessaire) et montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Les autres mentions obligatoires
- Mention « Autoliquidation »le cas échéant ;
- Mention de l’assurance professionnelle (par exemple dans le bâtiment) avec le nom et les coordonnées de l’assureur ou du garant, la zone géographique couverte par le contrat.
Combien de temps est valable une facture auto-entrepreneur ?
Le Code de commerce, dans son article L123-22, impose de conserver toutes les factures au format papier pendant dix ans à compter de l’année de leur émission. Cette règle concerne aussi bien les ventes et prestations de services que celles liées aux achats et dépenses professionnelles de l’auto-entrepreneur.
S’agissant d’un archivage numérique, la durée de conservation est fixée à 6 ans. L’administration fiscale contraint les entreprises à stocker ce double électronique sur le territoire français, dans un endroit rapidement accessible en cas de demande. Cette option présente un triple avantage :
- l’écologie,
- l’économie,
- le gain de place.
Il est toutefois essentiel de garantir la conformité des factures dématérialisées afin d’éviter tout litige ultérieur avec un client.
